新竹物流五股營業所-業務組/發送組暑期實習／曾嵐欣
撰文／109級 曾嵐欣
實習動機
在系上屬於物流組，對於物流與供應鏈管理方面的課程深感興趣，在理論上收穫良多後，期望能夠透過相關實習以了解更多業界實務的運用。
工作內容描述
站所主要分為 業務、發送、到著、會計 四組，由於到著組上班時間是半夜的關係，我主要學習的組別為業務組與發送組。
- 業務組
實習中最主要學習的部分，跟隨站所的業務員學習接聽顧客電話之應對與處理方式，包含查詢貨號、改址/電話、退貨…等問題，客戶來信或來電請求派遣車輛過去收貨，以及定期處理不明貨物等等。業務組所需學習的流程多達91項，短期實習能夠熟悉且上手的流程大約是一半左右，以及參與兩次跟車行程，實際體驗收送貨流程外，其餘的流程是由上層長官解釋以及觀察前輩們操作處理。
- 發送組
實習中在這個組別只待了三個禮拜，且上班時間是下午2點至晚上10點。因為發送組主要是跟準備發送出去的貨物有關，還關係到較重要的財務部分，且外場工作較多，因此我基本上只能自行處理掃描託運單、簽收單的部分，其餘流程都是在發送人員身旁觀摩場外作業，看貨物如何下櫃卸集、上輸送帶、分裝至各運務車廂並發送至各站所等流程。
- 書面心得
在7月中與8月中分別需繳交兩次書面心得報告給總公司，內容包含學習到的流程圖繪製、實習心得，以及在站所實習觀察到可提出建議的部分。
- 實習報告
在7月底與8月底分別需製作實習心得簡報，回新竹總公司報告給上層長官聽，內容包含期間主要學習內容、提出實際發現問題與詳細改善建議。
心得感想
實習期間我最容易受到挫折同時也最有成就感的就是在業務組做接聽電話的工作。從一開始害怕被電話中的顧客、站所問倒，在不斷保留通話詢問前輩、轉給其他人員處理等經驗累積之後，漸漸地能夠熟悉一些應對處理的SOP，獨當一面的處理基本的貨物問題。除了打從心底佩服業務人員能夠有條不紊的處理各種疑難雜症，在熟悉以上基本的作業流程中，也發覺到組與組之間的處理過程都會相互影響。總公司會透過每個月的「多能工盤點」系統來檢視站所各組人員對於自身組別的作業流程的處理方式是否熟悉，同時也會期望員工能夠跨組學習，以利在物流旺季(春節、中秋節等)時，各組員工能夠相互協助。
由於這是新竹物流第一次與國立大學合作招收短期實習生一職，經過評估後是將實習生各自安排在不同站所，因此除了課程制度較無細分安排之外，我們實習生也僅只有在回總公司報告時才會有所接觸。在站所中須獨自學習如何與上司、同仁、司機、顧客以及跨站所溝通協調，彷彿已步入職場生涯般，令我有些徬徨，但我也由衷感謝新竹物流能夠給我這個經驗，除了更加了解業界實際應用外，同時也學習到如何在職場上做人處事應對得宜，是一段很寶貴的實習經驗。
因為實習才知道的事
- 每個站所都會有一個發送碼與到著碼，每件貨物上面號碼都要標示清楚，發送組的人員會直接看號碼辨認要送往哪裡，節省看實際地址的時間。
- 每個司機與多數發送組人員都會有一支巴扣(車機)，可以利用巴扣傳遞派車簡訊、掃描貨號、回傳貨物狀況以便後續追蹤等，功能多樣且使用便利。
- 發送組人員每天都要人工掃描每一張簽收單上傳至系統，以便歸檔紀錄。近年逐漸朝簽收單電子化的方向邁進，總公司雖然已經有研發相關系統，但由於攸關司機與客戶多年來的習慣等考量，要使各站所熟悉至通用還需更謹慎評估。
FAQ
▎從什麼管道得知此實習機會
透過專題指導教授-林正章教授推薦
▎此次實習與自己的期待相符嗎？
如上述所提到的，2019年暑假是首次培訓短期實習生，尚未安排完整的課程培訓內容，原先預想是到總公司實習，因此於站所實習確實與起初對於物流實習的想像有所不同，但能夠對貨物的基本流程有實際完整的認識也是一大收穫，且能夠體會基層物流人員天天跟時間賽跑的心情，理解為何有些貨物容易遺失、異常、久候等問題。
▎會推薦什麼樣的人來申請？
推薦對於物流業實際流程感興趣，想了解物流業如何使用多項完善的系統追蹤貨物狀況，以及繁瑣的業務問題的充實實習生活，且不介意實習制度尚未有明確工作進度分配的學弟妹來新竹物流實習。
▎申請此實習需準備？
無，由於此次是由教授推薦，新竹物流主要是與交大運管系合作(聽說有面試)，若是之後與我系合作，學弟妹需再多加確認報名實習的相關事項。
核稿編輯／110級 黃信凱
