外交部南部辦事處實習／黃信凱
撰文／110級 黃信凱
實習動機
在大學中，我一直嚮往著與國際接軌的機會，在學校中，我曾修習英語、日語，甚至越南語，為了就是未來能增加與國際交流的機會，加上本身喜歡服務群眾的個性，想藉由與群眾的互動學習到更多的人際溝通技巧，在去年高雄捷運的實習經歷後，今年我一直在尋找相關的實習機會，然而很幸運的我在今年的5月，於RICH職場體驗網中找到了外交部的實習機會，並且最後順利通過面試、脫穎而出。我希望透過這次的實習機會，不管未來在交換學校甚至是海外遊學中，可以比別人多一項實習的歷練與經歷，對於台灣公部門的運作也能有更深入的了解。
工作內容描述
首先，我們主要的工作位置會在民眾的等候並辦理護照的區域，也就是會直接與民眾有第一線的接觸，而我們的工作就是協助民眾大大小小的問題，從最基本的護照舊換新，到複雜的簽證問題、多種類的文件證明，都是我們必須處理的範圍，一般而言，我們從民眾一進門就必須了解民眾想要辦的業務，並給予他們相關的資料與注意事項，以確保臨櫃辦理時能夠順利辦理，並隨時注意等候區機器的使用狀況，包括印表機、網路報到機以及領號碼牌的機器，遇到故障、沒紙或民眾使用上有困難時即時排除。當遇到外國人、老弱婦孺等較弱勢的族群時，我們更要主動向前給予幫助。偶爾內部工作需要我們時也會請我們幫忙，例如護照的發放或申請資料的輸入，更增添實習的樂趣與挑戰性。
然而這次的外交部見習可說是我的第一個公部門見習，有別於企業的實習，我們所面對的是社會大眾，所接受的也是整個社會的樣貌，也因此與我們共事的志工都笑稱在這邊實習可以看盡社會百態。雖然說有時會遇到一些比較不講理的民眾，但大部分的時候，民眾都會在離開前都會特別跟我們道謝，也讓我有繼續服務民眾的動力。另外，由於我們隸屬於外交部，因此與外國人士互動的頻率相當高，而這些外國人由於語言的不通，又比其他民眾需要我們的幫助，這時就可以用上平常學習的基本英文能力，來盡量解答他們的疑惑，同時也能訓練我的英語會話，可說是一個珍貴的經驗。
然而，我認為最大的收穫，就是透過實際的經驗，來學習護照、簽證、文件的相關業務內容，雖然說這邊的業務量很龐大且複雜，有些也不是我們能應付的範圍，但只要我們能先給予他們正確的指示，通常都能幫得上忙。因此我會習慣記下我所不熟悉的業務，並在下班或休息時間，去詢問負責業務的阿姨們，而通常他們都很熱心的教導我們並與我們分享，也讓我了解到有些知識是要靠自己去努力爭取學習的。整體而言，我認為南部辦事處的人員都相當的資深且親切，即使從事這麼長的一段時間，都能保持服務的熱忱，我認為真的相當不簡單，加上為了不讓等候的動線受到阻擋，阿姨們常常會調整辦事處的空間擺設，以尋求一個最讓民眾舒適的空間。然而，我認為可以在大門明顯處貼上一些常見的Ｑ＆Ａ，像是台胞證要找旅行社辦理，或是網路預約報到機可以當天不分時段報到等民眾常會搞混的觀念，如此不僅能降低民眾疑惑，也能避免一些不必要的等候時間。
心得感想
在兩個月（100小時）的實習中，我學習到了護照、簽證、文件等等大大小小的業務，也與形形色色的民眾溝通並解決問題，而面對自己未知問題，除了不隨意回答外，更要事後自己找出解答，並保有正確的學習態度。實習期間透過實際的操作來學習很多制式的規則，並了解到公部門大大小小的程序都有一定的道理存在，對於我之後回到學校讀書，甚至是將來進到了職場，相信都能有條不紊的處理並解決問題。
因為實習才知道的事
這次的實習讓我對於外交部這個組織單位更加熟悉，並實際操作相關業務，原本外交部與我所就讀的交通相關科系，可說是完全扯不上關係，但在這次的實習後，我了解到外交部所涉及的範圍其實相當廣，雖然說南部辦事處辦理的算是最親民也最基本的護照相關業務，但如果有任何的錯誤卻可能造成外交上的衝突，在實際實習相關作業後，也讓我找到未來的另一條可能的出路，透過各種語言與不同國家的人民交流分享一直是我十分嚮往的，而外交部正好能讓我有派上用場的機會，也讓我了解到語言的重要性。另外，在服務民眾中所培養的耐性與親和力，相信對我未來不管是在公部門，或是甚至是做人處事上都相當的受用。
FAQ
▎從什麼管道得知此實習機會？
RICH職場體驗網上刊登之職缺
▎與自己的期待相符嗎？會推薦什麼樣的人來申請？
若你的夢想是可以跟各國的官員交流的類型，那我會建議你不要到這邊實習，因為工作環境基本上都是台灣人居多。但若是想了解公部門、護照簽證，或是願意服務民眾的人，這邊將會十分適合你，雖然每天會重複做差不多的任務，但是同時也能交流到不同的民眾，對於喜歡人際互動的人來說會是一個很好學習的地方。
▎申請此實習需準備？
首先，你必須於RICH職場體驗網註冊個人帳號，並且撰寫履歷、自傳，接著即可應徵上面各項職缺，若通過第一階段書審後會電話通知面試。面試的穿著基本上盡量正式一點會留下比較好的印象，而面試問的問題通常都是有沒有服務民眾的相關經驗，而必須要能流暢的表達自己的想法，並能夠冷靜的進行危機處理，會是長官們比較希望的招募類型。
